OUTLOOK - Come importare un elenco contatti da un file EXCEL

Il . Inserito in Informatica. Visite: 2580

Stella inattivaStella inattivaStella inattivaStella inattivaStella inattiva
 

Avete un elenco di indirizzi di posta elettronica presenti in un file Excel e volete importarli in Outlook per poi, magari, creare una lista di distribuzione e non sapete come fare? 

Niente paura, il processo non è così complicato come si può pensare anche se, la buona Microsoft, ci ha nascosto dentro un bel trucchetto che, se sconosciuto, può farci perdere un bel po' di tempo.

Ma andiamo con ordine seguendo questi passi principali:

  1. Sistemazione colonne nel file Excel
  2. Salvataggio in formato CSV
  3. Edit file CSV con Blocco Note per sostituzione Punti e Virgole con Virgole
  4. Importazione guidata del file csv da Outlook

Partiamo quindi dal nostro file Excel:

Organizziamo le colonne in modo che ogni colonna rappresenti una singola voce del nostro contatto Outlook. Direi che le informazioni essenziali sono: L'indirizzo di posta elettronica, il nome e il cognome. Se poi avete anche le altre informazioni come l'indirizzo dell'abitazione, dell'ufficio, il numero telefonico e via dicendo, lasciateli pure, l'importante è che ogni tipologia di informazione sia correttamente presente nella stessa colonna del file Excel.

Nel nostro esempio qui sotto, abbiamo solo le colonne principali:

ind1.png

Quindi colonna A per il Nome, Colonna B per il Cognome e colonna C per l'Indirizzo di posta elettronica

A vostra discrezione, potete creare una riga di intestazione delle colonne in modo che sia "parlante" durante il processo di abbinamento dei campi che vedremo più avanti. 

A questo punto, dobbiamo salvare il file nel formato ad hoc per poi poterlo importare in Outlook.

Il formato di salvataggio deve essere "CSV (MS-DOS) *.csv"

ind2.png

Salvare il file.

Siamo arrivati al "trucchetto nascosto" che Microsoft ha messo in questa procedura di esportazione dati.

CSV è l'acronimo inglese di "Comma Separated Value" ovvero "Valore separato da Virgole" ma, in realtà, il nostro file con i contatti appena salvato, ha i valori separati non da virgole bensì da punto e virgola e questo, di fatto, ci impedirebbe di importare correttamente i nostri contatti in Outlook.

C'è quindi un'ulteriore operazione da fare, sostituire nel nostro file csv tutti i punti e virgola con una semplice virgola, vediamo come fare:

Da risorse del computer, identifichiamo il nostro file csv appena creato, clicchiamo con il tasto destro e scegliamo "Apri con".

Dalla finestra che ci appare, selezionare Blocco Note. 

ind13.png

Se Blocco Note non appare, clicchiamo su "Programma Predefinito" per andare a selezionarlo.

Una volta identificato, clicchiamo su OK per aprire il file.

Avremo un risultato simile a questo: 

ind3.png

Come di può notare, il carattere di separazione tra i singoli campi, è il punto e virgola e non la virgola.

A questo punto, dal menu Modifica clicchiamo su Seleziona Tutto (o combinazione tasti CTRL + A).

Clicchiamo di nuovo su Modifica e scegliamo Sostituisci (CTRL + H). 

Nella finestra che appare, indichiamo che vogliamo che tutti i punti e virgola vengano convertiti in virgola, in questo modo:

ind4.png

Clicchiamo su "Sostituisci Tutto" per apportare la modifica su tutti i nostri contatti.

Salviamo il file e chiudiamolo.

La prima parte del lavoro è terminata, ora dobbiamo importare i nostri contatti all'interno di Outlook.

Da Outlook, clicchiamo sul menu File e poi su Apri ed Esporta e, dall'elenco delle opzioni che appare, clicchiamo su Importa/Esporta

ind5.png

Si avvia così la procedura di importazione dati:

La prima finestra che appare è la richiesta di quale procedura si vuole fare: Nel nostro caso scegliamo "Importa dati da altri programmi o file"

 ind6.png

Clicchiamo su Avanti.

Ora ci viene chiesto da quale file vogliamo importare i nostri contatti; scegliamo "Valori separati da virgola"

ind7.png

Clicchiamo su Avanti

A questo punto dobbiamo scegliere il file nel quale abbiamo salvato (e corretto) i nostri contatti da importare. 

Clicchiamo su Sfoglia e scegliamo il nostro file csv.

Lasciamo attiva la voce "Consenti la creazione di duplicati" in modo da poter poi decidere in autonomia quali eventuali contatti doppi eliminare e quali, all'occorrenza, modificare.

ind8.png

Clicchiamo su Avanti.

A questo punto, scegliamo la cartella dove Outlook salverà i contatti importati.

La più "sensata" è la cartella contatti da cui poi sarà più facile organizzare eventuali modifiche o altre operazioni sui contatti importati. 

ind9.png

Clicchiamo su Avanti

A questo punto, dobbiamo abbinare i dati presenti nel file csv che abbiamo creato con l'ipotetica scheda contatti di Outlook in modo che il programma acquisisca correttamente i dati dal file.

Per fare questo, clicchiamo sulla piccola Casella Bianca posta a sinistra della voce presente, come visibile nell'esempio.

ind10.png

Verrà aperta in automatico la finestra di abbinamento dei campi.

ind11.png

A questo punto, trasciniamo il campo di sinistra in corrispondenza del valore che rappresenta, nella colonna di destra.

Nel caso specifico del nome e del cognome, dobbiamo prima cliccare su "Dettagli Nome" in modo da esplodere i campi in esso nascosti, dopodichè abbinare la voce come nell'esempio. 

ind12.png

Ripetere l'operazione per il campo Cognome e poi per il campo Indirizzo Email che viene abbinato al campo "Posta elettronica" nella finestra di destra. 

Una volta terminati gli abbinamenti, clicchiamo su OK per completara il processo di acquisizione dei dati. 

Finito tale processo, nella cartella contatti troveremo tutti i contatti importati e potremmo, a questo punto, fare ciò che vogliamo tra cui anche creare una lista di distribuzione contenente tutti o solo una parte dei contatti appena importati. 

 

 

Tags: excel outlook importare elenco contatti contatti outlook rubrica outlook contatti excel in outlook

Aggiungi commento


Codice di sicurezza
Aggiorna

Link Sponsorizzati.